Whistleblower politik

Ornestation Mors Whistleblowerordningen har til formål at sikre trygge rammer for, at ansatte og andre med tilknytning til ornestationen kan ytre sig om kritisable forhold hos ornestationen uden at frygte for negative konsekvenser.

1. Formålet med whistleblowerordningen:

Hos Ornestation Mors ønsker vi at stå for åbenhed og ansvarlighed i alt, hvad vi gør, ligesom vi ønsker at fremme en åben kultur baseret på dialog. Alle skal frit kunne ytre sig, og for at der ikke skal være nogen hindringer i vejen for dette, har vi etableret en whistleblower-ordning.

En whistleblower-ordning er en tryg og anonym mulighed for medarbejdere og samarbejdspartnere at gøre opmærksom på en mistanke om, at der foregår uregelmæssigheder eller ulovligheder hos Ornestation Mors.

2. Hvem kan foretage en indberetning?

Alle medarbejdere hos Ornestation Mors, herunder direktioner, bestyrelser samt andre med tilknytning til Ornestation Mors i form af leverandører, samarbejdspartnere, revisorer, advokater og tidligere medarbejdere kan benytte whistleblowerordningen.

3. Hvordan indberettes der?

Indberetning kan foretages ved at tilgå whistleblowerordningen på vores hjemmeside. Vores system oplyser og vejleder indberetteren om forhold af betydning for vurdering af indberetningen.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer samt eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkedes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. Indledes der en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som et vidne i retssagen, hvorved anonymiteten kan fortabes.

Ornestation Mors kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til.

4. Hvad kan du indberette om?

Du kan bruge indberetningssystemet til at indberette om alle alvorlige forhold, der falder inden for området af de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere. Det kan f.eks. være mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, herunder forhold vedrørende nepotisme, bestikkelse og korruption, svig, økonomisk kriminalitet, brud på persondatasikkerheden, alvorlige skader på miljøet, interessekonflikter, seksuel chikane eller anden grov chikane samt grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen i øvrigt.

Vi vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde. Indberetningen vil falde inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder ind under anvendelsesområdet for de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere.

Hvis du er medarbejder, gør vi opmærksom på, at utilfredshed med dit ansættelsesforhold såsom løn og ledelsesstil og andre kontraktlige vilkår som det klare udgangspunkt ikke skal indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal i stedet adresseres gennem de normale kanaler f.eks. til nærmeste leder.

Indberetninger skal foretages i god tro. Det betyder navnlig, at ordningen ikke må bruges til at foretage indberetning af bevidst forkerte oplysninger.

5. Håndtering af indberetninger

Whistleblowerenheden består pr. 1. marts 2023 af Direktør Johnny Markussen og Bestyrelsesformand Anders Borg.

Når enheden har screenet din indberetning, vil du modtage en kvittering for modtagelse af indberetningen hurtigst muligt og senest inden for 7 dage. Er du anonym indberetter, har vi ikke mulighed for dette.

Ved screeningen foretager whistleblowerenheden en vurdering af indberetningen. Indberetningen vil herefter blive gjort til genstand for en undersøgelse, hvis omfang afhænger af sagens konkrete omstændigheder. Den videre undersøgelse vil som udgangspunkt blive foretaget af whistleblowerenheden.

Viser den indledende screening, at indberetningen ikke er omfattet af Ornestation Mors whistleblower ordning, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og indberetter vil blive orienteret herom. Er du anonym indberetter, har vi ikke mulighed for dette.

Indberetter vil inden for tre måneder modtage feedback om status for sagen, herunder hvilken form for opfølgning på indberetningen, der eventuelt er foretaget.

6. Beskyttelse af personen, som foretager indberetning (whistlebloweren) og Anonymitet

Indberetteren kan frit vælge, om denne vil foretage en indberetning anonymt eller med angivelse af sine personlige kontaktoplysninger.

Vælger indberetteren at foretage en indberetning anonymt, vil hverken Ornestation Mors eller en tredjepart som udgangspunkt behandle personoplysninger om indberetter. Anfører indberetteren i forbindelse med sin indberetning oplysninger, der sætter Ornestation Mors i stand til at identificere vedkommende, vil Ornestation Mors imidlertid være berettiget til at foretage behandling af disse oplysninger. Dette gælder uagtet, om indberetteren i øvrigt har foretaget indberetningen anonymt.

Ved en anonym indberetning vil indberetteren ikke have mulighed for at vælge, om vedkommende vil stå til rådighed for en eventuel videre undersøgelse. Ornestation Mors opfordrer til, at indberetteren ikke er anonym, da det kan være vanskeligt for Ornestation Mors at gennemføre en undersøgelse uden yderligere oplysninger fra indberetteren.

Hvis indberetteren vælger at tilkendegive sin identitet i forbindelse med en indberetning, der er omfattet af ordningen, har Ornestation Mors whistleblowerenhed tavshedspligt om indberetterens identitet i medfør af de gældende regler om beskyttelse af whistleblowere. Indberetterens identitet vil således som udgangspunkt alene blive videregivet, hvis indberetteren udtrykkeligt samtykker dertil. Indberetterens identitet kan dog også videregives til offentlige myndigheder, f.eks. politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.     

En indberetter, der indberetter alvorlige forhold omfattet af Ornestation Mors whistleblowerordning kan ikke mødes med repressalier af nogen form som følge af indberetningen.

Indberetningssystemet logger hverken IP-adressen eller maskin-ID’et på den computer, som indberetningen foretages fra, og systemet anvender ikke cookies. Er den computer, hvorfra indberetningen foretages, ejet af Ornestation Mors eller opkoblet på Ornestation Mors netværk, er der en risiko for, at det bliver logget i browserens historik/og eller Ornestation Mors´ log, hvilken IP-adresse og/eller hvilket maskin-ID indberetningen er foretaget fra, via den logning, der sker i Ornestation Mors IT-systemer. Indberetteren kan eliminere denne risiko ved at foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af Ornestation Mors eller koblet op på Ornestation Mors netværk.

Ornestation Mors tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen, og det vil derfor blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger, som retter mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.

7. Indberetning til eksterne indberetningskanaler

Indberetteren vil også kunne indberette til en ekstern indberetningskanal – altså en whistleblowerordning, som administreres af en offentlig myndighed. Således har f.eks. Datatilsynet i Danmark oprettet en ekstern indberetningskanal, som supplerer arbejdsgiveres pligt til at oprette whistleblowerordninger. Indberetning til eksterne indberetningskanaler er ikke betinget af forudgående indberetning til Ornestation Mors’s whistleblowerordning. Vi opfordrer dog til, at du sender din indberetning til Ornestation Mors whistleblowerordning, så Ornestation Mors whistleblowerenhed hurtigt og umiddelbart kan følge op på det indberettede forhold.

8. Tavshedspligt

Ornestation Mors whistleblowerenhed og de personer, som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelser af indberetningen, er underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandling i whistleblowerordningen.

Enheden vil sørge for, at denne særlige tavshedspligt indskærpes over for de personer, der bliver inddraget i behandlingen og undersøgelserne af en indberetning.

9. Databeskyttelse, privatlivspolitik og opfyldelse af oplysningspligt

    1. Formål med behandling af personoplysninger i whistleblowerordningen

Formålet med behandlingen af personoplysninger i Ornestation Mors’ whistleblowerordning er at afdække viden om alvorlige forhold, herunder mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, med henblik på at forebygge, inddæmme og følge op på sådanne forhold i hele organisationen.

Ornestation Mors er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i whistleblowerordningen. Oplysningerne kommer fra den kreds, der kan foretage indberetning til ordningen, dvs. Ornestation Mors medarbejdere samt kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere.

1. 2. Kategorier af personoplysninger, der behandles

En indberetning kan indeholde personoplysninger om den indberettende selv (whistlebloweren). Indberetninger kan endvidere indeholde almindelige og følsomme personoplysninger vedrørende den eller de eventuelle personer, der indberettes om (de berørte), ligesom den kan indeholde oplysninger om andre personer.

De indsamlede oplysninger kan f.eks. vedrøre navn, stilling samt evt. andre oplysninger om den eller de berørte personer. En indberetning vil typisk indeholde oplysninger om det konkrete alvorlige forhold, der indberettes, og om, hvorledes den eventuelt berørte person angives at have del heri.

En indberetning kan omfatte dokumenter i bred forstand, herunder tekst-, billed- og videomateriale.

Alle personoplysninger, der indsamles gennem ordningen, vil blive behandlet fortroligt i videst muligt omfang.

1. 3. Behandlingsgrundlag

Behandling af personoplysninger i whistleblowerordningen er nødvendig for at kunne undersøge og forebygge alvorlige forhold hos Ornestation Mors. Behandling af oplysninger i whistleblowerordningen er således nødvendig for, at Ornestation Mors kan forfølge en legitim interesse, der vurderes som udgangspunkt at ville gå forud for den registreredes interesse i beskyttelse af de pågældende personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger om strafbare forhold, herunder formodet strafbare forhold, vil kun blive behandlet, hvis behandlingen har hjemmel i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som giver passende garantier for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10.

I nogle tilfælde vil en indberetning indeholde følsomme personoplysninger, f.eks. fagforeningstilhørsforhold, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, helbredsoplysninger, seksuelle forhold og biometriske data.

Sådanne oplysninger behandles alene, hvis behandlingen, foruden at forfølge en legitim interesse, jf. ovenfor, er lovlig i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9. Behandling af følsomme personoplysninger vil f.eks. være lovlig, hvis den er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.

Følsomme personoplysninger vil eksempelvis også kunne behandles, når det er nødvendigt for at overholde Ornestation Mors eller berørte personers arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så vidt den har hjemmel i gældende lovgivning eller en kollektiv overenskomst, som giver fornødne garantier for den/de indrapporterede personers grundlæggende rettigheder og interesser.

Det bemærkes, at samtlige kategorier af personoplysninger, der behandles i forbindelse med indberetninger, kun opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til undersøgelsen af det indberettede forhold og det videre forløb, jf. nærmere under pkt. 5.

1. 4. Rettigheder

4.1    Underretning

Hvis indberetningen vedrører en eller flere navngivne personer, vil den eller de pågældende som udgangspunkt modtage underretning om:

• Emnet for det indberettede forhold
• Udfaldet af indberetningen, herunder om indberetningen er afvist som grundløs eller gjort til genstand for en videre undersøgelse
• Retsgrundlaget for behandlingen af vedkommendes personoplysninger, samt øvrige oplysninger, som skal gives i medfør af persondataretten
• Hvilke personer i Ornestation Mors, der er bekendt med indberetningen eller eventuelt vil få kendskab til den
• Det påtænkte tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller alternativt de kriterier, der anvendes til fastlæggelse af dette tidsrum
• Hvordan vedkommende kan udøve sin indsigelses- og berigtigelsesret til at gøre sig bekendt med og tage til genmæle over for indberetningen

Underretningen foretages hurtigst muligt og senest 14 dage efter, at ovenstående oplysninger er indhentet.

Hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt i henhold medlemsstaternes nationale ret, herunder lovbestemt tavshedspligt, kan underretning efter en konkret vurdering undlades, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d.

Hvis der er en konkret risiko for, at underretningen vil bringe undersøgelsen af det indberettede forhold eller muligheden for at fremskaffe de nødvendige beviser i fare, vil underretningen kunne udskydes eller undlades, indtil risikoen ikke længere eksisterer i overensstemmelse med reglerne i artikel 23 i databeskyttelsesforordningen og national implementering af disse regler.

Indeholder indberetningen oplysninger om andre identificerbare personer end den person, indberetningen vedrører, vil disse personer blive underrettet som beskrevet ovenfor. Denne underretning må ikke indeholde identificerbare oplysninger om den berørte person.

4.2    Rettighedskatalog

Når Ornestation Mors har registreret en indberettet person og eventuelt oplysninger om indberetteren eller andre personer nævnt i indberetningen, har de pågældende ret til at få indsigt i de personoplysninger, der behandles om dem.

Fremsætter den pågældende anmodning om indsigt, vil Ornestation Mors derfor bl.a. oplyse vedkommende om:

• formålet med behandlingen af oplysningerne,
• hvilken type personoplysninger, der behandles om vedkommende,
• retten til at anmode Ornestation Mors om berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling af personoplysninger, der behandles om vedkommende eller til at gøre indsigelse mod behandlingen, og
• enhver tilgængelig information om, hvorfra de behandlede personoplysninger stammer, dog ikke oplysning om indberetteren, hvis denne har indberettet i god tro.

Indsigtsretten gælder kun i forhold til personoplysninger, der behandles om den pågældende selv. Der kan ikke gøres krav på at få indsigt i oplysninger, der alene vedrører andre personer.

Indsigtsretten gælder ikke, hvis den pågældendes interesse i at få udleveret oplysningerne om sig selv findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser i overensstemmelse med reglerne i artikel 23 i databeskyttelsesforordningen og national implementering af disse regler.

Den pågældende har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af oplysninger samt at anmode om at få berigtiget, begrænset eller slettet oplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

1. 5. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Personoplysninger, der behandles i forbindelse med indberetninger, opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til undersøgelsen af det indberettede forhold og det videre forløb.

Viser den indledende screening af det indberettede forhold, at indberetningen ikke er omfattet af Ornestation Mors whistleblowerordning, eller at der ikke er noget bevis for det indberettede forhold, sletter Ornestation Mors indberetningen og de heri indeholdte personoplysninger snarest muligt og senest tre måneder efter afslutningen af den indledende screening.

Viser den indledende screening af det indberettede forhold, at det ikke er usandsynligt, at det indberettede forhold har fundet sted, vil Ornestation Mors indlede en tilbundsgående undersøgelse og tidligst slette indberetningen og de heri indeholdte personoplysninger, når undersøgelsen er afsluttet.

1. 6. Overladelse og videregivelse af personoplysninger

Ornestation Mors videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger, der indsamles via whistleblowerordningen, til tredjeparter.

Følgende typer af videregivelse vil dog efter en konkret vurdering kunne finde sted:

• Videregivelse til ekstern rådgiver, f.eks. advokat eller revisor med henblik på nærmere undersøgelse af de indberettede forhold
• Overførsel til relevante myndigheder, herunder politi- og anklagemyndighed med henblik på eventuel retsforfølgning
• Videregivelse, der i øvrigt følger af krav i lovgivningen

1. 7. Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

1. 8. Kontaktoplysninger

Spørgsmål om dine rettigheder mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger i ordningen bedes rettet til:

Ornestation Mors

Gl. Møllevej 97

7970 Redsted

CVR-nr.: 15692987

Tlf. + 45 9776 2133

E-mail: info@ornestationmors.dk